LMS sind als in der Regel zentrale eLearning-Infrastruktur in Unternehmen weit verbreitet. Gemäß der eLearning BENCHMARKING Teilstudie “Lernmanagementsysteme im praktischen Einsatz“ von 2017 kommen sie bereits in fast drei Viertel der befragten Unternehmen zum Einsatz. Doch auch die Unzufriedenheit mit bereits etablierten Systemen ist beachtlich. Um dieser vorzubeugen, empfiehlt sich ein reflektierter Anschaffungsprozess. Im folgenden Beitrag sollen deshalb 10 hilfreiche Tipps für den LMS-Einstieg mit auf den Weg gegeben werden.
1. Bedarfsermittlung
Zu Beginn empfiehlt es sich, Bedarfe für das geplante LMS zu ermitteln. Das ist keineswegs eine rein technische Frage, sondern muss in Zusammenhang mit der bestehenden Lernkultur und entsprechenden Strategie eines Unternehmens betrachtet werden. Nur so kann sich das LMS gut in die bestehende Gesamtstruktur der betrieblichen Weiterbildung einfügen. Die Ausgangslage des Unternehmens ist das A und O der Bedarfsermittlung. Wozu soll das LMS überhaupt genutzt werden? Ist lediglich die Organisation von Präsenzschulungen über das LMS geplant oder die Einführung oder Intensivierung des eLearning-Einsatzes? Falls eLearning bereits genutzt wird, ist es natürlich wichtig, die bisherige Schwerpunktsetzung vor Augen zu halten, um die anvisierte Fortentwicklung darauf abzustimmen.
Ist die grundsätzliche Ausrichtung und Verortung des LMS im Betrieb geklärt, gilt es danach die Lerner-Zielgruppe und damit einhergehend im LMS zu vergebende Rollen und Rechte zu bestimmen. Handelt es sich beispielsweise um den Vertrieb, die komplette Belegschaft oder zusätzlich auch Kunden? Je nachdem, ob bei den Lernern beispielsweise ein Büroarbeitsplatz vorhanden ist oder nicht, werden die Belange der Zielgruppe deutlich verschiedene sein. Zum Beispiel, weil für den Außendienst-Vertrieb eine optimale Anzeige auf Smartphone oder Tablet wichtig ist. Je nachdem, ob diese gemäß dem BYOD-Ansatz diverse oder alle die gleichen Geräte nutzen, ergeben sich spezifische technische Belange gegenüber dem LMS. Im Hinblick auf die funktionale Bedarfsermittlung gilt es deshalb, einen Anforderungskatalog gemäß des must have, should have, could have und won’t have für die eigene Organisation aufzustellen. Ein must have kann im Resultat beispielsweise die Umsetzung eines Schulungskatalogs und entsprechende Userverwaltung mitsamt Bildungshistorien sein, ein should have die Unterstützung kollaborativer Lernformen wie Foren und Wikis und ein won’t have die Integration von Webinaren sein. Dabei sind die Prioritäten natürlich keineswegs verallgemeinerbar, sondern je nach Unternehmen und Branche verschiedene.
2. Datenschutz
Seit Einführung der EU-DSGVO ist das Bewusstsein, aber auch gesetzliche Notwendigkeit des Datenschutzes gestiegen. Seither spielen beispielsweise Prinzipien wie Transparenz für Verbraucher/Lerner, das Recht auf Vergessenwerden, Datenportabilität sowie eine Anlaufstelle bei Datenschutzfragen eine wichtige Rolle. Für ein LMS ist Datenschutz zentral, da alle Unternehmen darin mit einer Vielzahl an Daten hantieren, um einen beständigen Wissenstransfer herzustellen. Dazu gehören beispielsweise interne Dokumente zu Produkten und Prozessen des Unternehmens. Aber es fallen in der Erhebung auch Daten an, die sich auf das Lernverhalten der Belegschaft beziehen und ebenfalls besonders gut geschützt werden müssen, da nur ein beschränkter Kreis mit klar definiertem Aufrufzweck darauf zugreifen soll. Deshalb gilt es bei der Auswahl eines LMS, sofern vorhanden gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens, besonderes Augenmerk auf die Art und Weise des im LMS umgesetzten Datenschutzes zu legen. Aber auch damit einhergehende Verarbeitungsschritte des LMS in Form einer Datenschutzerklärung gegenüber den Lernern transparent zu machen und sich von den Lernern eine Einwilligung für diese Form der Auswertung einzuholen. Mittels welcher Funktionalitäten werden die Daten im LMS vom Anbieter gesichert? Wie zügig reagiert der LMS-Anbieter bei seinen Produkten auf neue Bedrohungen? – All diese Fragen sind wichtig und je nach Einsatzland auch noch zwingend um weitere landesspezifische Aspekte zu ergänzen.
3. Konnektivität & Schnittstellen
Schnittstellen von LMS gegenüber anderer im Unternehmen eingesetzter Software sparen Zeit und Geld, weshalb diese im Auswahlprozess Berücksichtigung finden sollten. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen ein, muss man diesen bei vorhandener Schnittstelle nicht sowohl in die Personalmanagementsoftware als auch in das LMS einpflegen, sondern eine einfache Eintragung reicht. Gleiches bei Austritt eines Mitarbeiters. Und selbstverständlich bleiben die Daten per Schnittstelle auch automatisch synchron. Die Vermeidung von Software-Insellösungen lohnt sich demnach für die Unternehmen. Der Nutzen vervielfacht sich je mehr Schnittstellen ein LMS für im Unternehmen bereits genutzte Software wie Personalmanagementsystem, Talentmanagementsystem oder Software fürs Virtual Classroom etc. aufweist.
4. Stakeholdermanagement
Die Auswahl eines LMS für die eigene Organisation ist kein Prozess, den man mal eben so nebenbei erledigen kann. Die wichtigsten betrieblichen Interessensgruppen müssen jederzeit im Blick sein und beständig einbezogen werden, was oftmals von der Bedeutung her von LMS-Einsteigern unterschätzt wird. Dazu gehört insbesondere die Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, betreffende Fachabteilung, IT-Abteilung, Trainer als auch die Lerner. Mit der Geschäftsführung gilt es zum Beispiel, einen finanziellen Rahmen für die Anschaffung und Unterhaltung eines LMS zu vereinbaren. Scheitern die Gespräche mit der Geschäftsführung aufgrund zu hoher Kosten, kommt es im worst case zur Verschiebung der Investition. Aber auch jede andere Stakeholder-Gruppe wird verständlicherweise ihre Belange im Implementierungsprozess zur Sprache bringen wollen und eine Berücksichtigung dessen einfordern. Wird das Stakeholdermanagement vernachlässigt, kann dies zu Widerständen bei den Lernern führen und für Akzeptanzprobleme beim Einsatz sorgen. Deshalb ist es wichtig, das Stakeholdermanagement strukturiert anzugehen und bereits vor dem Einsatz des LMS zu tragfähigen Kompromissen zu gelangen.
Das kann beispielsweise den Schritt beinhalten, mit dem Betriebsrat eine bestehende Betriebsvereinbarung zu überarbeiten und Sinn und Zweck des eLearning-Einsatzes konsensartig festzuhalten. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn das LMS den Einstieg ins eLearning bildet. Im Gespräch mit dem Betriebsrat gilt es, die Vorzüge von LMS wie die Möglichkeit einer effizienten Form der individuellen Mitarbeiterförderung, bessere Konkurrenzfähigkeit in der Branche und damit auch Sicherung der Arbeitsplätze vorrangig vor Nachteilen wie der Notwendigkeit der Erhebung von Lernerdaten sowie Tracking der Klicks auf einzelne Lerninhalte zu präsentieren. Auch datenverarbeitende Stellen zu benennen, ist von Bedeutung. Wer auf eine gute Kooperation mit dem Betriebsrat setzen möchte, verankert zudem darüber hinausgehende Fairnesskriterien und stellt so zum Beispiel sicher, dass erhobene Lernerdaten nicht für Kündigungen herangezogen werden.
5. Funktionsvielfalt
Trainingsverantwortlichen sind im Anschaffungsprozess zunächst vor allem administrative Funktionen im LMS wichtig, da sie zu einer Amortisierung der pekuniären Investion fürs LMS beitragen und somit dabei helfen können mittel- bis längerfristig Kostenvorteile zu erzielen. Oft steht zu Beginn der Implementierung nämlich die Hoffnung, dass das LMS auf digitalem Wege dabei hilft, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen, was wiederum den personellen Ressourcenbedarf für die Initiierung von betrieblichen Lernprozessen minimieren soll. Ob dieses ökonomisch hehre Ziel mit der Implementierung eines LMS tatsächlich erreicht werden kann, bleibt jedoch über viele Jahre hinweg unklar. Eines hingegen ist deutlich klarer vorab absehbar: Mit Einführung eines LMS ändert sich das Lernen im Betrieb grundlegend, da dem Mitarbeiter/Lerner mitunter eigenständiges Lernen ermöglicht wird, was wiederum bestenfalls zu häufigerem Lernen und besseren Arbeitsresultaten führt.
Die nachgefragten Grundfunktionen wie Lernermanagement, das Bereithalten eines Schulungs- und Trainingsangebots, aber auch Reporting und etliche mehr sind in der DACH-Region bei Dutzenden verschiedener LMS und zugehöriger Anbieter erhältlich. Doch der Teufel steckt auch hier im Detail: Beim Thema Benutzerfreundlichkeit/Usability, Design oder etwa der Einbindung von Themen wie Mobile Learning oder Social Learning gibt es nämlich große Unterschiede zwischen den Anbietern.
Auch stellt sich grundsätzlich die Frage, ob ein LMS oder ein LCMS Sinn macht. LCMS heißt ausgeschrieben Learning Content Management System, d.h. enthält zusätzlich den Begriff Content. Anders als mit einem LMS, kann mit einem LCMS zusätzlich auch ohne größere Technikkenntnis Content vom Unternehmen selbst produziert und hernach gepflegt und weiterverwendet werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um ein Erklärvideo handeln. Sofern lediglich Basisfunktionen bei der Eigenproduktion von Lerninhalten benötigt werden, ermöglicht ein LCMS es, auf die Anschaffung eines separaten Autorentools zu verzichten.
Kurz und knapp: Das LMS muss von den Funktionen her den eigenen Anforderungen und Bedarfen entsprechen. Die Anworten auf die Fragen nach dem must have, should have, could have und won’t have für die eigene Organisation müssen sich noch einmal dezidiert vor Augen gehalten werden, wenn es darum geht, abzugleichen inwieweit eine Entsprechung von spezifischen LMS mit den eigenen Bedarfen besteht.
6. Usability
Die Usability ist wichtig. An ihr kann ein LMS letztlich scheitern, sofern Lerner sich nämlich nicht die enthaltenen Funktionen auf einfachem Wege erschließen können. Auch die Bedienung sollte angenehm sein, da so die Wahrscheinlichkeit steigt, dass das System aufgrund einer höheren Lernermotivation intensiver genutzt und dementsprechend größere Lernfortschritte erzielt werden können. Um eine gute Usability zu erzielen, empfiehlt es sich, ein LMS zu wählen, das sich funktional an bekannte Business-to-Customer-Anwendungen anlehnt, da so sichergestellt ist, dass der Belegschaft diese bekannt sind und dementsprechend einfach genutzt werden können. Neben dem Stakeholdermanagement während des Implementierungsprozesses, ist es vor allem die Usability, welche für die Akzeptanz beim Lerner entscheidend ist.
Das Design des LMS sollte stimmig sein und das verwendete Layout zum Unternehmen passen. Die eingesetzten Farben entsprechen zumeist der Corporate Identity, um auf diesem Wege möglichst große Wirkung zu entfalten, indem hierdurch auf bildlicher Ebene erneut die Einbettung des LMS in den betrieblichen Gesamtzusammenhang deutlich gemacht wird. Aber auch, indem beispielsweise bestimmten Aufgabentypen
die immer gleiche spezifische Farbe zugewiesen wird, sodass Lerner sich im LMS besser zurechtfinden und orientieren können. Weiterhin ist Barrierefreiheit beim LMS kein zu vernachlässigender Aspekt. Von der Option eines LMS z.B. unkompliziert die Schriftgröße von Texten zu vergrößern oder zu verkleinern, profitiert die gesamte Belegschaft. Ist dies einfach per Tastenbefehl umsetzbar, wie man es von vielen Websites her kennt, steigert sich die Wahrscheinlichkeit dessen, dass dies von den Lernern zügig entdeckt und genutzt wird. Die Usability sollte bei der LMS-Auswahl nicht vernachlässigt werden: Schließlich ist sie ein entscheidender Faktor, der zur wirkmächtigen Entfaltung von mit der LMS-Implementierung verbundenen Kernanliegen wie dem eigenverantwortlichen Lernen in der Belegschaft beiträgt.
7. Kosten & Lizenzmodelle
Bei einem LMS kommen prinzipiell in der Regel folgende Kosten auf die Anwender-Unternehmen zu: für Anpassung/Customizing, Lizenzen, Betrieb, Wartung und Support.
Generell sind Kauf- sowie Mietversionen erhältlich. Wird ein LMS gekauft, sind die Daten direkt beim anwendenden Unternehmen gespeichert, was die Vertraulichkeit der Daten in hohem Maße sichern soll, allerdings sind dann auch eine hohe Anfangsinvestition als auch das Vorhalten und Betreiben entsprechender Hardware-Infrastruktur vor Ort erforderlich. Setzt ein Unternehmen auf eine Mietversion, wird das LMS technisch gesehen im Unternehmen lokal vor Ort auf einem Server oder wie in den meisten Fällen auf Cloudbasis vom Anbieter bereitgestellt. Abgerechnet wird in der Cloudvariante per Software as a Service. Von der Bezahlung pro aktivem Nutzer bis hin zur Nutzungslegitimation für ein Jahr mit klar benannter Maximalanzahl von Lernern, stehen zahlreiche Varianten zur Verfügung.
Grundsätzlich bringt ein kleinerer Funktionsumfang tendenziell geringere Kosten mit sich. In den meisten Fällen handelt es sich beim anzuschaffenden LMS um ein modulares System, dass einen späteren Zukauf weiterer gegenwärtig noch nicht benötigter Funktionen in preislich akzeptabler Weise zulässt. Dann kostet die Basisvariante zum Beispiel lediglich Summe X, während die um kollaborative Funktionen erweiterte Variante mit der preislich höheren Summe Y zu Buche schlägt. Handelt es sich beim gewählten LMS hingegen um ein System, dass nicht modular erweiterbar ist, kommt es so in Zukunft zur Behinderung der Fortentwicklung der Lernkultur des Unternehmens. Das muss nicht heißen, dass ein LMS mit kleinem Funktionsspektrum und vergleichsweise geringeren Kosten von vornherein aus der Auswahl ausscheiden sollte, aber die grundsätzliche Bedeutung dieser Weichenstellung sollte allen Unternehmensstakeholdern vor Anschaffung bekannt sein.
Damit ein Unternehmen also tatsächlich auch nur für die Aspekte bezahlt, die es benötigt, sollte es sich hinsichtlich der LMS-Lizenzmodelle bereits vorab intensiv Gedanken machen. Beispielsweise darüber, wie viele Lerner auf das System zugreifen sollen, aber auch, ob ein Autorentool inkludiert sein soll. Entsprechende Gedanken und sich daraus ergebende Festlegungen gilt es in die Verhandlung mit den LMS-Anbietern miteinzubringen.
8. Anbieter
Ein besonderes Augenmerk bei der LMS-Auswahl gilt es auch auf den Anbieter eines LMS zu richten. Soweit ein kommerzielles LMS vorliegt, profitiert man als anwendendes Unternehmen davon, einen klaren Ansprechpartner rund ums Produkt und entsprechenden Dienstleistungen zu haben. Bestenfalls besitzt entsprechender LMS-Anbieter noch dazu Branchenerfahrung und macht einen kompetenten Eindruck in der Zusammenarbeit. Die Etabliertheit des kommerziellen Anbieters ist ebenfalls von Relevanz – denn im Falle der Insolvenz eines LMS-Anbieters steht man ansonsten vor dem Fiasko, keine Updates oder Unterstützung mehr erhalten zu können und wird so letztlich zu einem LMS-Anbieterwechsel gezwungen. Entsprechendes Phänomen der engen Kundenbindung bei LMS wird in der Fachwelt unter dem Begriff „Vendor Lockin“ diskutiert.
Im Falle eines Open-Source-Systems liegt ein öffentlicher Quellcode des LMS vor und demnach kein klarer Ansprechpartner oder Anbieter. Stattdessen gibt es eine Vielzahl an auf bestimmte Open-Source-Systeme spezialisierte Dienstleister, die auf pekuniärer Basis beispielsweise in anwendenden Unternehmen benötigte Funktionen programmieren oder an der schnellen Behebung von Sicherheitslücken mitwirken sowie für den Lernersupport zur Verfügung stehen.
9. Testversion/Demo
Wer ein Auto kauft, macht für gewöhnlich eine Probefahrt. Nur so kann er sich vom Fahrgefühl insgesamt einen Eindruck machen. Auch beim LMS ist eine zeitlich begrenzte Test- oder Demoversion vor Implementierung eines Systems zu empfehlen. Die Testphasenlänge ist je nach Anbieter verschieden – 14 Tage sind ein sinnvolles Minimum, noch längere Testphasen natürlich besser. Für den Test gilt es, insbesondere von den personellen Ressourcen her ausreichend Zeit einzuplanen. Während der Testphase gilt es, als Unternehmen nämlich wichtige Funktionen anhand einer Beispielanwendung zu testen und übersichtsartig abzuklären, inwieweit das LMS den grundsätzlichen Bedarfen gerecht werden kann. Alle wichtigen Bereiche eines LMS können so einmal in der Praxis erlebt werden, sodass sich das Unternehmen im Auswahlprozess nicht auf rein werbliche Anbieterangaben verlassen muss. Insbesondere bei Tests von mehreren Anbietern, kann so mehr Klarheit in den Auswahlprozess gelangen, indem die Unterschiede zwischen den Anbietern so deutlicher werden und Konturen einer möglichen Umsetzung deutlich werden.
10. Zukunftsfähigkeit
Im Auswahlprozess sollte berücksichtigt werden, dass LMS eine längerfristige Investition sind. Und wenn die aktuellen Projekte noch so sehr nach Aufmerksamkeit schreien mögen, kann die Zukunft trotzdem nicht gänzlich hintenan gestellt werden. Nur weil ein responsive Design für ein LMS bislang noch keinen Sinn macht, heißt das beispielsweise nicht, dass dies auch in Zukunft so bleiben wird. Vielleicht zeigt sich im Vertrieb des Außendiensts gar bereits ansatzweise der Wunsch danach,
auch von unterwegs Produktdaten nachzuschlagen oder Kunden erklärende Promotion-Videos zu zeigen? – Der Blick in die kommenden Jahre und auf das Entwicklungspotential eines LMS bezogen, kann sich für die Unternehmen, die im Auswahlprozess eines LMS stecken, rentieren.
Mit 54,1 % sind mehr als die Hälfte der Unternehmen, die ein LMS etabliert haben, heute unzufrieden damit, weil sie die zukünftigen Anforderungen zum Anschaffungszeitpunkt noch nicht ausreichend im Blick hatten. Dies geht aus der eLearning BENCHMRKING Teilstudie „Lernmanagementsysteme im praktischen Einsatz“ von 2017 hervor. Die Gefahr der Unzufriedenheit mit einem LMS lässt sich durch einen reflektierten Auswahlprozess minimieren. In Bezug auf den Aspekt der Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit heißt das, dass bereits im Anschaffungsprozess geklärt werden muss, ob das in Frage kommende LMS technisch-praktikabel und kosteneffizient skalierbar und damit auf einen deutlich größeren Lernerkreis ausweitbar ist oder ob dies nicht der Fall ist.
