Alles aus einer Hand?

Bildungseinrichtungen und Unternehmen benötigen Plattformen, über die möglichst alle Prozesse des Lehrens, Lernens und der Verwaltung abgebildet werden. Sollte so eine Plattform gemietet oder selbst betrieben werden? Und: Ist eine All-in-One-Lösung sinnvoll, oder sollten besser Einzelsysteme miteinander verbunden werden?

„Alles aus einer Hand“, ist eine Idee, die auf den ersten Blick Vorteile zu bringen scheint. Doch wie so oft lohnt es sich aber auch hier ein zweites Mal hinzuschauen und sich einige Gedanken zu machen.

Wer heute nach einer Lern- und Campusmanagementplattform sucht, hat immer noch – oder zum Glück – die Qual der Wahl. Trotz der Konsolidierungswelle der letzten Jahre gibt es zahlreiche Anbieter von Plattformen für Bildungseinrichtungen am Markt.

Rent or buy?

Grundsätzlich zu unterscheiden ist zwischen Plattformsoftware, die sich zur Nutzung mieten lässt, die aber beim Anbieter betrieben wird (Software as a Service, SAAS) und Software, die sich in Eigenregie betreiben lässt.

Mietet sich eine Bildungseinrichtung in eine Plattform ein, fällt intern kein Aufwand für Betrieb und Softwarepflege an. Dieser Komfort zieht aber eine Abhängigkeit vom Plattformbetreiber nach sich und bedeutet auch, dass z.B. vertrauliches Lernmaterial oder personenbezogene Daten aus den eigenen Händen gegeben und in die des Plattformbetreibers gelegt werden, der für Sicherheit sorgen muss.

Eine Mietplattform schränkt die Anpassungsmöglichkeiten ein. Anpassungen an das Corporate Design des Kunden sind meist kein Problem. Schwierig wird es aber dann, wenn sich Bedarfe ändern und spezifische Prozesse abgebildet werden sollen, die die Plattform nicht von Haus aus unterstützt – kundenspezifische Anpassungsentwicklung ist bei SAAS-
Modellen meist nicht möglich. Man bekommt also alles aus einer Hand, muss aber auch mit dem vorliebnehmen, was die einem darreicht.

Bei eigenbetriebenen Lösungen ist das anders. Dabei wird die Lern- und Campusmanagementplattform auf einem Server der Bildungseinrichtung betrieben, der entweder in einem eigenen oder in einem kommerziellen Rechenzentrum steht.

Die Vorteile dabei: Die Bildungseinrichtung behält die volle Kontrolle über ihre Systeme. Sensible Daten liegen auf einem Rechner, über den sie selbst verfügt – die Daten verlassen also nicht das Haus. Sowohl der eigene Server als auch die Software müssen technisch gepflegt, also Updates eingespielt, werden. Das erledigt entweder die eigene IT oder spezialisierte Dienstleister. Das Mantra des „Alles aus einer Hand“ wird hier bereits auf der technischen Ebene gebrochen, die leicht gestiegene Komplexität bringt dafür mehr Kontrolle.

Auch auf einer anderen Ebene muss bei einer eigenbetriebenen Lösung abgewogen werden, ob „alles aus einer Hand“ sinnvoll ist und Vorteile bringt.

All-in-One vs. Modular

Wenn alle Komponenten, insbesondere bei komplexen Produkten, von einem Hersteller stammen, sollten die doch optimal zusammenspielen. Tatsächlich werben die Hersteller von All-in-One-Lösungen im Bereich Lehr- und Lernmanagement gerne mit dem Versprechen, den kompletten Student-Lifecycle abzudecken, angefangen von der Interessens- und Bewerbungsphase über Erfassung und Verwaltung von Personen- und Abrechnungsdaten, die komplette Lehrunterstützung bis hin zu Prüfungsverwaltung, Zertifikatsdruck und Qualitätsmanagement.

Das hört sich erst einmal gut an: Ein Produkt für alles, und dazu alles von einem Hersteller – das reduziert doch den Aufwand erheblich, oder? Die Erfahrung zeigt, dass dem in der Regel nicht so ist. Auch wenn All-in-One zunächst gut klingt, so ist es unrealistisch, dass eine Plattform alles gleich gut abdecken kann.

In der Praxis sind manche Komponenten dann doch besser als andere, oder spielen doch nicht so zusammen, wie es eigentlich sinnvoll wäre. Jede Software hat Bereiche mit Stärken und welche mit Schwächen, und bei einer All-in-One-Lösung kann man mängelbehaftete Bereiche nicht einfach austauschen. Im Gegenteil, durch die Bindung an einen Hersteller hat man sich in Abhängigkeiten begeben, aus der man sich nicht einfach lösen kann.

Eine einheitliche Plattform aus modularen Einzelsystemen

Genau hier liegen die Vorteile von modularen Lösungen für Lern- und Campusmanagement. Es gibt am Markt hoch spezialisierte Software, die einzelne Bereiche eines Bildungsbetriebs abdeckt, und die über Schnittstellen mit anderen Systemen kommunizieren können. Es ist dabei sinnvoll, eines der Systeme als das führende festzulegen, als das Portal, unter dessen Haube andere Softwareprodukte Funktionen zuliefern, und die in der Summe die Lern- und Campusmanagementplattform der Bildungseinrichtung darstellen.

Als Beispiel für eine solche Infrastruktur sei hier die Kombination aus dem Lernmanagementsystem Stud.IP, der Prüfungsverwaltung Flexnow, dem eLearningsystem ILIAS und der Evaluationssoftware EvaSys genannt. Alle Systeme können auf der gleichen technischen Infrastuktur laufen. Das Stud.IP-System stellt das führende System dar und beinhaltet Verwaltungs- und Planungskomponenten sowie basale Lehrunterstützung. Lehrveranstaltungen in Stud.IP sind mit ILIAS gekoppelt, das Lernmodule und Tests zuliefert und so der Lehre alle didaktischen Möglichkeiten auf höchstem Niveau öffnet. Studiengänge in Stud.IP kommen aus FlexNow, wo sie modelliert worden und mit Prüfungen versehen sind. Die Evaluation erfolgt über EvaSys, das aus Stud.IP Veranstaltungsdaten erhält und auf das direkt aus Stud.IP zugegriffen werden kann.

Zur Kopplung der Systeme ist Konfigurationsaufwand notwendig, aber der hält sich dank ausgefeilter Schnittstellen in Grenzen. Mehraufwand entsteht bei der Softwarepflege, weil statt einem nun mehrere Systeme mit Updates versorgt werden müssen.

Das muss sich bei der gesamtwirtschaftlichenBetrachtung gar nicht negativ auswirken. Ausschlaggebende Faktoren können hier u.a. die Tatsache sein, dass bei einer modularen Lösung, anders als bei einer All-in-One-Lösung, nur die Systeme und nur die Komponenten eingekauft werden, die auch wirklich benötigt und bedarfsgerecht eingesetzt werden. Tatsächlich muss oft nicht mal eine Lizenz gekauft werden: Viele der modularen Systeme (im Beispiel Stud.IP und ILIAS) sind lizenzkostenfreie Open Source-Software. Die Einsparungen durch Lizenzkosten sind meist höher als der Wartungsaufwand, den die Pflege mehrerer Softwaresysteme verursacht.

Zudem bietet eine modulare Lösung weitaus größere Freiheiten. Einzelne Komponenten lassen sich austauschen, was Herstellerunabhängkeit bedeutet.

Darüber hinaus ist die Fehleranfälligkeit geringer. Je komplexer Softwaresysteme sind, desto höher die Fehlerdichte. Bei einer modularen Lösung weisen die Einzelsysteme geringere Abhängigkeiten auf als die Komponenten in einer All-in-One-Lösung, was die Ausfallsicherheit erhöht. Da Teilsysteme überschaubarer sind (und im oben genannten Beispiel zur Hälfte aus Open Source-Software bestehen) sind sie zudem einfacher anpassbar. Und nicht nur das: Bei sich wandelnden Bedarfen lassen sich neue Geschäftsprozesse einfacher implementieren als in monolithischen Systemen.

Fazit

Mieten oder selbst betreiben, ein integriertes System oder modular verkoppelte Softwarekomponenten – jede Lösung hat Vor- und Nachteile, die jede Bildungseinrichtung für sich abwägen muss. Der Gedanke, „alles aus einer Hand“ zu bekommen mag verführerisch sein, ist aber erfahrungsgemäß leider auf mehreren Ebenen ein Trugschluss. Empfehlenswert ist es, den Eigenbetrieb von mehreren, spezialisierten Systemen zu prüfen, die sich zu einer einheitlichen Plattform kombinieren lassen. Das bringt maximale Freiheit bei der Abbildung eigener Geschäftsprozesse und Herstellerunabhängigkeit, ist gleichzeitig aber meist sogar noch wirtschaftlicher.

Marco Bohnsack

Jhg. 1975, Dipl. Sozialwirt. Während seines Studiums lernte er eine Gruppe studentischer Entwickler kennen, die die Hochschullehre verbessern wollten. Das Ergebnis, die Stud.IP-Software, wurde ein riesiger Erfolg im Bildungsbereich. Bohnsack ist heute Geschäftsführer der data-quest GmbH, die Consulting, Support und Entwicklung für Bildungs- und Managementlösungen anbietet. Außerdem kümmert er sich im Vorstand des Stud.IP e.V. um die Verzahnung von Open Source-Entwicklung und Qualitätsansprüchen von Kunden. Marco Bohnsack hat ein Hobby zum Beruf machen können, und dafür ist er jeden Tag dankbar.