KYOCERA ACADEMY regt Wissensvermittlung bei Tochter- und Partnergesellschaften an

Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte bilden das Kerngeschäft des japanischen Unternehmens KYOCERA Document Solutions. So mancher professionelle Laserdrucker von KYOCERA ist beispielsweise auch in deutschen Wissenschaftsbibliotheken oder Copyshops im Einsatz. Die Zeiten, in denen für jede einzelne Funktionsanwendung wie das Scannen ein eigenes Gerät benötigt wurde, sind lange vorbei. Heute übernimmt das alles ein einziges komplexes Gerät. Damit einhergehend wächst der Bedarf an Schulungen bei Mitarbeitern, die in irgendeiner Weise für KYOCERA tätig sind, beispielsweise im Bereich Kundenservice.

Betriebliche Bildung ist wichtig, um den Geschäftserfolg auch in Zukunft zu sichern. Das ist sonnenklar. Wenn jedoch zu einem großen Anteil auch externe Tochter- und Partnergesellschaften zum Geschäftserfolg beitragen, reicht diese in konventioneller Form nicht mehr aus. Die KYOCERA ACADEMY, ein Anbieter für Lernlösungen und -services, stand genau vor dieser Herausforderung. Das Führungspersonal der Akademie beschloss deshalb, das interne Lernmanagementsystem zukünftig auch den externen Tochter- und Partnergesellschaften zur Verfügung zu stellen. Im Rahmen dieses großen Projektes nahm die KYOCERA ACADEMY die Zusammenarbeit mit der SoftDeCC GmbH auf, welche die Rolloutumsetzung mit dem LMS TCmanager mittels Rat und Tat begleitete.

Personalisierte Nutzerbereiche schaffen Übersicht

Für die KYOCERA ACADEMY bestand der allgemein-konzeptionelle Gedanke, eine Zugangserweiterung für die externen Gesellschaften nicht nur zu den Lerninhalten, sondern darüber hinaus auch zu weiteren Funktionen des LMS herzustellen und zu gewährleisten. Um dabei einen strukturierten und übersichtlichen Zugang zielgruppenspezifisch umzusetzen, wurden spezielle Rechtegruppen innerhalb des LMS definiert, sodass die jeweilige Zielgruppe die für sie wichtigen Inhalte angezeigt bekommt und nicht in einem Meer von nicht hilfreichen Informationen unterzugehen droht. Die Konzeption zielte darauf ab, dass jedem Nutzer ein personalisierter Bereich zur Verfügung steht, der die relevanten Inhalte anzeigt und koordiniert. Im Zuge dessen wurden von der KYOCERA ACADEMY bewusst umfangreiche Administrationsrechte an die Tochter- und Partnergesellschaften übertragen.

Schrittweise Einbindung von 30.000 Lernern

Das vorrangige Ziel von KYOCERA ACADEMY war der Rollout des LMS in allen Unternehmen der Kyocera Document Solutions B.V. sowie in sämtlichen Tochter- und größeren Partnergesellschaften in Ländern, die über keine Tochtergesellschaften verfügen. Innerhalb der Zielgruppen sollten alle internen Mitarbeiter sowie die der angrenzenden Partner angesprochen werden. Ein besonderer Fokus sollte dabei auf den Service- und Sales-Mitarbeitern liegen. Das Einräumen von erweiterten Administrationsrechten ermöglichte eine vollständige Erfassung der Zielgruppe. Im Geschäftsjahr 2018 sollte die allgemeine Anzahl der Lerner innerhalb dieser Zielgruppen schrittweise auf 30.000 angehoben werden. Zu Beginn 2018 war zunächst der vollständige Rollout in den Tochtergesellschaften geplant, direkt im Anschluss daran der Rollout in vier Partnerunternehmen bis zum Halbjahr, bis zum Jahresende dann in drei weiteren Partnerunternehmen. Im Anschluss ans Geschäftsjahr 2018 möchte die KYOCERA ACADEMY, beginnend mit dem Geschäftsjahr 2019, den Rollout jährlich in je zehn Unternehmen durchführen.

Doch was musste von der KYOCERA ACADEMY und ihrem Projektpartner SoftDeCC Software GmbH dafür getan werden, dass es zu solch vielen angestrebten erfolgreichen Rollouts des LMS im Geschäftsjahr 2018 kommen konnte? Zunächst kontaktierte die KYOCERA ACADEMY die jeweils betroffenen Tochter- und Partnergesellschaften, ermittelte auf diesem Wege die für das Training zuständigen Personen und setzte diese umfangreich über das Projekt in Kenntnis und bezog deren Sachverstand mit ein. Auf diesem Wege wurden auch weitere Stakeholder wie beispielsweise Vorgesetzte oder HR-Abteilungen gemeinsam identifiziert und über virtuelle Meetings ebenfalls mit einbezogen. Im Zusammenspiel von der KYOCERA ACADEMY mit den Tochter- und Partnergesellschaften wurden schließlich Verantwortlichkeiten in den Projekten bestimmt und so die Projektorganisation selbst auf die Beine gestellt.

Ein weiterer Teil des Projektplans sah bereits explizit vor, dass die jeweiligen Stakeholder konstant, während des Projekts sowie vor bzw. nach dem Go-Live eingebunden wurden. Die Zielgruppe erhielt außerdem ein auf ihre spezifischen Anforderungen und ihre Verantwortlichkeit hin zugeschnittenes Training. Die Promotion variierte je nach Tochter- und Partnergesellschaft in Abhängigkeit lokaler Wünsche sowie dem geplanten Budget der jeweiligen Gesellschaft. Nach dem Go-Live gab es einen kontinuierlichen Support sowie die regelmäßige Ermittlung und Umsetzung von potentiellen Änderungswünschen.

Herstellung von Nachhaltigkeit im LMS

Die vor Projektstart aufgesetzten Vorgaben der KYOCERA ACADEMY für das Geschäftsjahr 2018 erwiesen sich nicht als zu hoch gegriffen, sondern konnten sogar nahezu in jedem Punkt übertroffen werden. Dies spricht für eine gute Akzeptanz innerhalb der Tochter- und Partnergesellschaften in Bezug auf das neue Lernmanagementsystem. Über eine kontinuierliche Überwachung der Nutzungszahlen, diverse Feedback-Scores oder auch Testresultate, soll die Nachhaltigkeit des LMS gewährleistet werden. Bei negativen sowie positiven Abweichungen werden umgehend Maßnahmen bestimmt und umgesetzt. Einzelne Funktionsbereiche des LMS werden konstant evaluiert, um einen anhaltenden Überblick beispielsweise über die Bedienerfreundlichkeit, aber auch Qualität der Lerninhalte zu bekommen.

Die standardisierte, Template-basierte Vorgehensweise vereinfachte den Rollout, wobei die tatsächliche Nutzung der Lerninhalte sehr flexibel gestaltet ist, sodass die Gesellschaften frei in der Entscheidung, der zur Verfügung stellenden Inhalte sind. Trotz vieler zu berücksichtigender rechtlicher Vorschriften erreicht das LMS TCmanager einen großen Gestaltungsspielraum und verfügt über diesbezüglich nützliche Funktionen. Der Rollout in den Tochter- und Partnergesellschaften erfolgte stets auf freiwilliger Basis und nach einem „Baukasten-Prinzip“, der den Gesellschaften an die Hand gegeben wurde, um eigenständig die länderspezifischen Anforderungen berücksichtigen zu können und das LMS entsprechend anzupassen. So kann z.B. das Portfolio bedarfsorientiert eingesetzt werden und ermöglicht eine stetige Anpassung an neue Anforderungen.

Die KYOCERA ACADEMY hat sich zum Ziel gesetzt, mit ihrem Extended Enterprise LMS den mit KYOCERA im Geschäftsbetrieb verbundenen Menschen dort abzuholen, wo er gerade steht. Mit der international umgesetzten Lösung wurde der Fokus bewusst daraufgesetzt, dass ausreichend Flexibilität hinsichtlich der Abbildung und Verfügbarkeit von Lerninhalten, Infrastrukturen und Projekten besteht. Damit wurde konzeptionell berücksichtigt, dass komplexere Lernprozesse niemals statisch und abgeschlossen sind, sondern einen Raum für Kreativität benötigen. Das wiederum strukturell umzusetzen, ist ebenfalls eine permanente Herausforderung, dessen zentrale Weichenstellungen bereits bei Projektbeginn gelegt werden und entsprechend hohe Relevanz für den Lernerfolg aufweisen.