Kategorie: Extended Enterprise

In Unternehmen, die über viele Tochter- und Partnergesellschaften verfügen, stellt die Bereitstellung übergeordneter und bedarfsorientierter Lerninhalte oft eine besondere Herausforderung dar. Im vorliegenden Projekt setzte die KYOCERA ACADEMY, in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter SoftDeCC, individualisierte Zugriffsrechte innerhalb des LMS TCmanager® um, damit sämtliche externe Gesellschaften einen bedarfsorientierten Zugriff hinsichtlich der Administration und der Lerninhalte zum übergeordneten LMS erhalten können.

Die KYOCERA ACADEMY, ein Anbieter für Lernlösungen und -services, war auf der Suche nach einer Möglichkeit, das interne Lernmanagementsystem auch den externen Tochter- und Partnergesellschaften zur Verfügung zu stellen. Im Umfang dieses Projektes wurde, in Zusammenarbeit mit der SoftDeCC Software GmbH, die Rolloutumsetzung des LMS TCmanager® vorgenommen.

Der allgemeine Gedanke hinter dem Projekt war die Zugangserweiterung für die externen Gesellschaften nicht nur zu den Lerninhalten, sondern darüber hinaus auch zu weiteren Funktionen des LMS. Um einen strukturierten Zugang zielgruppenspezifisch umzusetzen, wurden spezielle Rechtegruppen innerhalb des LMS definiert, sodass die jeweilige Zielgruppe die für sie wichtigen Inhalte angezeigt bekommt und nicht in einem Meer von nicht hilfreichen Informationen droht unterzugehen. So stand jedem Nutzer ein personalisierter Bereich zur Verfügung, der die relevanten Inhalte anzeigt und koordiniert. Zusätzlich wurden umfangreiche Administrationsrechte an die Tochter- und Partnergesellschaften übertragen.

Lernbedarfe

Das vorrangige Ziel war der Rollout des LMS in allen Unternehmen der Kyocera Document Solutions B.V. sowie in sämtlichen Tochter- und größeren Partnergesellschaften in Ländern, die über keine Tochtergesellschaften verfügen. Innerhalb der Zielgruppen sollten alle internen Mitarbeiter sowie die der angrenzenden Partner angesprochen werden. Ein besonderer Fokus sollte dabei auf den Service- und Sales-Mitarbeitern liegen. Erweiterte Administrationsrechte stellten u.a. dabei sicher, dass diese auch vollständig erfasst werden konnten.Zudem sollte die allgemeine Anzahl der Lerner innerhalb dieser Zielgruppen auf 30.000 im Geschäftsjahr 2018 angehoben werden. Nach dem vollständigen Rollout in die Tochtergesellschaften sollte im ersten Halbjahr 2018 der Rollout in vier Partnerunternehmen und bis zum Jahresende die drei weiteren erfolgen. Danach sollen jährlich zehn neue Unternehmen ausgerollt werden.

Projektdurchführung

In einer ersten Kontaktaufnahme mit den Tochter- und Partnergesellschaften wurden die für das Training zuständigen Personen ermittelt und detailliert über das Projekt informiert sowie mit einbezogen. Weitere Stakeholder, wie beispielsweise Vorgesetzte oder HR-Abteilungen, wurden gemeinsam identifiziert und über virtuelle Meetings ebenfalls mit einbezogen. Gemeinsam erfolgte schließlich die Erstellung der jeweiligen Projektorganisation sowie die Bestimmung der Verantwortlichkeiten.

Ein weiterer Teil des Projektplans sah vor, dass die jeweiligen Stakeholder konstant während des Projekts sowie vor bzw. nach dem Go-Live eingebunden wurden. Die Zielgruppe erhielt außerdem ein auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittenes Training. Die Promotion variierte je nach Tochter- und Partnergesellschaft in Abhängigkeit lokaler Wünsche sowie dem geplanten Budget der jeweiligen Gesellschaft. Nach dem Go-Live gab es einen kontinuierlichen Support sowie die regelmäßige Ermittlung und Umsetzung von potentiellen Änderungswünschen.

Projektergebnis

Die geplanten Vorgaben für das Geschäftsjahr 2018 wurden im Allgemeinen nahezu in jedem Punkt übertroffen. Dies spricht für eine gute Akzeptanz innerhalb der Tochter- und Partnergesellschaften in Bezug auf das neue Lernmanagementsystem. Über eine kontinuierliche Überwachung der Nutzungszahlen, diverse Feedback-Scores oder auch Testresultate wird eine Nachhaltigkeit des LMS gewährleistet. Bei negativen sowie positiven Abweichungen werden umgehend Maßnahmen bestimmt und umgesetzt. Einzelne Funktionsbereiche des LMS werden konstant evaluiert, um einen anhaltenden Überblick über die z.B. Bedienerfreundlichkeit, aber auch Qualität der Lerninhalte zu bekommen.

Die standardisierte, Template-basierte Vorgehensweise vereinfacht den Rollout, wobei die tatsächliche Nutzung der Lerninhalte sehr flexibel gestaltet ist, sodass die Gesellschaften frei in der Entscheidung der zur Verfügung stellenden Inhalte sind. Trotz vieler rechtlicher Vorschriften erreicht das LMS TCmanager® den maximalen Spielraum und verfügt über diesbezüglich nützliche Funktionen. Der Rollout in den Tochter- und Partnergesellschaften erfolgte stets auf freiwilliger Basis und nach einem „Baukasten-Prinzip“, der den Gesellschaften an die Hand gegeben wurde, um eigenständig die länderspezifischen Anforderungen berücksichtigen zu können und das LMS entsprechend anzupassen. So kann z.B. das Portfolio bedarfsorientiert eingesetzt werden und ermöglicht eine stetige Anpassung an neue Anforderungen.

Fazit

„Am Ende geht es immer darum, den Menschen dort abzuholen, wo er gerade steht. Wenn man das respektiert und dafür sorgt, dass man nicht in standardisierten Pauschallösungen gefangen ist, sondern ausreichend Flexibilität hat, Projekte, Infrastrukturen und Lerninhalten den jeweiligen Bedürfnissen anzupassen, dann ist der Erfolg bereits vorprogrammiert. Das flexible und mächtige LMS TCmanager® unterstützt uns bei der Umsetzung unserer hohen Ansprüche optimal“, Dr. Karen Birkmann, General Manager, KYOCERA ACADEMY.

Den Projektpartnern gelang die Umsetzung eines internationalen Rollouts in sämtlichen Tochter- und ausgewählten Partnergesellschaften. Durch die hervorragende Umsetzung des Projektes verleiht die Jury des eLearning Journals den diesjährigen eLearning AWARD in der Kategorie „Extended Enterprise“ an die SoftDeCC Software GmbH und KYOCERA ACADEMY. (Redaktion: Sarah Meyer)