User Excellence Erfolgsfaktor der S/4 HANA Transformation

Über die Herausforderungen und wie User-Excellence in S/4 HANA Rolloutprojekten mit Hilfe integrierter Trainings- und User-Performance-Support-Konzepte auf Basis neuer Technologien erreicht werden kann, darüber berichten wir vom Offering Team „User Excellence and Learning Solutions“ bei Atos Deutschland.

Ob schrittweise Migration (Brownfield) oder komplette Neuimplementierung der bestehenden SAP Systeme (Greenfield) – Unternehmen, welche die Chance nutzen, mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA die digitale Transformation zu unterstützen und gleichzeitig eine Konsolidierung der SAP-Systemlandschaft sowie die Harmonisierung von SAP-gestützten Prozessen in verschiedenen Funktionsbereichen zu erreichen (transformatorische Migration), konfrontieren ihre Anwender mit umfangreichen Veränderungen. Veränderte Aufgaben, teilweise neu gestaltete Prozesse, ein neues benutzerfreundlicheres und einheitlicheres User Interface, aber auch eine Vielzahl von kleinteiligen Änderungen und Site-Spezifika, die es effizient zu kommunizieren gilt, um die Anwenderperformance zu gewährleisten. Dies nicht nur einmalig, sondern dank agiler Projektvorgehensweise häufig über mehrere Releases. Gleichzeitig sollen auch neue Mitarbeiter sich jederzeit ad hoc mit der Handhabung der SAP-gestützten Prozesse vertraut machen können. Mit der Digitalisierung sind diesbezüglich die Erwartungen der Anwender an Usability und eingebauter „At-the-Moment-of-Need“-Unterstützung für die Akzeptanz der Systeme deutlich gestiegen, umgekehrt ist die Bereitschaft, viel Zeit in klassischen Präsenzschulungen zu verbringen, gesunken.

Organizational Change

Neben der Aufgabe des Aufsetzens eines „Organizational Change“-Projektes, welches die Möglichkeiten und Auswirkungen der Optimierung, Harmonisierung und Automatisierung von Prozessen analysiert und frühzeitig in der Organisation verankert, fordern unsere Kunden daher von Atos innovative User-Excellence Konzepte, die nicht zuletzt auch so manch scheinbaren Zielkonflikt aus Sicht der verschiedenen Beteiligten meistern, erklärt Dieter Ferdinand (Offering-Manager User Excellence and Learning Solutions bei Atos Deutschland):

Im Rolloutprogramm daproh, bei einem DAX-Unternehmen, ist ein Beispiel hierfür: „Wir haben harmonisierte Prozesse und benötigen standardisierte, wiederverwendbare Trainingsmedien zur „Industrialisierung“ unserer globalen Rollouts. Gleichzeitig erwarten aber unsere Geschäftsbereiche, dass Mitarbeiter mit ihren Beispieldaten natürlich in der jeweiligen Landessprache geschult werden. Wie können wir es vermeiden, für jeden Rollout Medien und Dokumentation immer wieder komplett neu zu entwickeln?“

Gibt es neben der klassischen Anwenderschulung effizientere Methoden, um SAP erfahrenen Anwendern das relevante Wissen über geänderte Prozess- und Organisations¬daten (z.B. Kontenplan, Kostenstellen, Auftragsarten, Stammdaten…) im Moment des Bedarfs zu vermitteln?

„Erzähle mir und ich vergesse. Zeige mir und ich erinnere. Lass mich tun und ich verstehe (Konfuzius)“ – Getreu diesem Motto und zur Umsetzung dieser Kundenerwartungen realisiert Atos integrierte, innovative Trainings- und User-Performance-Support-Konzepte unter Nutzung neuer technologischer Möglichkeiten mit folgenden Kernelementen:

Thin Cloning

Für die technische Umsetzung setzt Atos auf die webbasierte User-Excellence Plattform „Vimago“ des Partners Assima.

Ausschlaggebend für uns sind zwei Innovationen des Partners Assima. „Mit der Assima Thin-Cloning®-Technologie und dem Single-Source Autorenwerkzeug Assima TRAIN ermöglichen wir unseren Kunden wartbare, lokalisierbare Trainingsmedien. Die Besonderheit dabei: Assima baut durch den Recording-Prozess das User-Interface voll funktionsfähig nach und ermöglicht die realitätsnahe Simulation von Prozessen und damit den Verzicht auf Trainingssysteme. Objektdaten können angepasst (z.B. lokalisiert) werden, Übersetzung ist ohne Re-Recording möglich und last but not least erlaubt die Prototyping-Funktion, Systemänderungen „Klon“-übergreifend in alle Simulationen abgeleitete Dokumentation zu übertragen“, erklärt Dieter Ferdinand.

Die neuartige ASSIST Komponente gibt allen Projektbeteiligten (Trainern, Key Usern, Prozessverantwortlichen) ein einfaches Werkzeug an die Hand, um pro-aktiv Prozessunterstützung, Führung und relevante Veränderungsinformationen in Echtzeit dem Anwender in die Zielapplikation einzuspiegeln.

„Embedded“ Training- und Support direkt on-the-Job, die einfache, direkte Kommunikation von lokalen Besonderheiten, aber auch die besondere Fähigkeit zur pro-aktiven Fehlervermeidung ist der Schlüssel für Anwenderakzeptanz, entlastet gleichzeitig die Key User und den Support. „Diese neuen Möglichkeiten zur Erreichung von „User Excellence“, frühzeitig in den Konzepten unserer Kunden zu verankern, um signifikante Einsparungen zu erzielen, ist eine meiner Aufgaben als Atos Portfolio Manager User Excellence und Learning Solutions. Mein Team an Experten steht hierfür bereit“, fasst Dieter Ferdinand zusammen.