Von der Herausforderung, passende Weiterbildungsmaßnahmen zu erstellen


Zusammenfassung

Der Erfolg einer Weiterbildungsmaßnahme misst sich an verschiedenen Kriterien:

  • Hat sich ein Lerner vom Eingangszustand zum geplanten Zielzustand weiterentwickelt?
  • Wie lange hält dieser Zielzustand an?
  • Ist das Erlernte in seinen Einsatzmöglichkeiten universell anwendbar oder sehr spezifisch?

Der Grundstock für eine „gute und passende“ Schulungsmaßnahme wird dabei im Konzept und den damit verbundenen Überlegungen gelegt. Das ist vergleichbar einem Hausbau, in dem auch der Architekt zusammen mit dem Bauherrn das Haus konzipiert und die anschließenden Gewerke die Umsetzung realisieren. Ein Maurer würde ja nicht einfach ohne Plan beginnen, das Haus zu bauen …

Ausgehend von den definierten Lernzielen wird ein Lerninhalt didaktisch und methodisch erarbeitet und immer wieder hinsichtlich der Ziele überprüft und, wo notwendig, im Prozess angepasst. Eine interdisziplinäre Projektorganisation ist hilfreich, um verschiedene Aspekte aus unterschiedlichen Perspektiven frühzeitig zu berücksichtigen. Dabei weicht das Vorgehen bei einer Präsenzschulung in der Struktur nicht von der Erstellung eines Distance Learning-Inhalts ab.

Im nachfolgenden Artikel wird ein erprobtes Vorgehensmodell zur Nachahmung vorgestellt und auf die Unterschiede in der Konzeption von Distance Learning-Inhalten eingegangen.


 

Einführung

Eine Qualifizierungsmaßnahme durchzuführen, erfordert ein umfangreicheres Maß an Vorbereitung: Wer soll weitergebildet werden? Welche Inhalte sollen geschult werden? Welche Methoden werden eingesetzt? Wer macht es, wie lange dauert es, wo findet es statt, welches Budget steht zur Verfügung, welche Infrastruktur kann genutzt werden, in welcher Sprache wird die Maßnahme erstellt, braucht es weitere Sprachversionen, und, und, und, …

Das Käpsele und der Lernende
Quelle: © Erica Guilane-Nachez / Fotolia

Wie oft im Leben führen dabei verschiedene Wege zum Ziel. Und genau darum geht es im folgenden Artikel: Wie erreichen Sie Ihre Ziele, so dass nach der Maßnahme alle Beteiligten sagen: Das hat sich gelohnt. Eine rundum gelungene Sache!

Ich werde Ihnen dabei ein bewährtes Vorgehensmodell vorstellen, auf verschiedene Fragestellungen eingehen, aber auch unterschiedliche Erfahrungen einließen lassen, die ich in über 300 Projekten in rd. 15 Jahren gewonnen habe.

Dabei ist es mir ein besonderes Anliegen, auf die Unterschiede zwischen klassischen Präsenzmaßnahmen und Distance Learning-Angeboten einzugehen, so dass Sie als Leser flexibel im Einsatz der verschiedenen Lernmethoden werden und auch „Blended Learning denken“.

Worum geht es?

Es könnte doch eigentlich so einfach sein:

Auf der einen Seite steht der Experte (im Schwäbischen spricht man häufig vom „Käpsele“), der weiß, was man wissen muss. Und auf der anderen Seite sitzen die wissbegierigen Lerner. Der Experte definiert, was wissenswert und damit zu dozieren ist und die Lerner konsumieren, was ihnen dargereicht wird. Dabei hat der Experte oft im Fokus, so viel seines Wissens wie nur möglich zu teilen und mitzuteilen. Aber was davon ist wirklich notwendig und entspricht den Bedürfnissen der Lernenden? Ist es überhaupt notwendig, dass aus allen Lernenden Experten werden, und wenn, muss es sofort im ersten Schritt sein?

Die Bedarfsermittlung

Am Anfang sollte immer der Bedarf stehen! Dabei sehe ich typischerweise 3 Quellen:

  1. Interne Bedarfe: Neue oder weiterentwickelte Produkte oder auch Prozesse erfordern verschiedene Maßnahmen in z.B. Produktion, Verkauf, Service. Dazu zähle ich auch die Unternehmensstrategie bzw., operationalisiert, die Unternehmensziele.
  2. Externe Bedarfe: Von außen werden Veränderungen an die Organisation herangetragen, die es zu qualifizieren gilt. Das können z.B. gesetzliche Rahmenbedingungen sein. Ein aktuelles Beispiel ist die neue DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) im Mai dieses Jahres, deren Einführung in vielen Unternehmen von E- und Distance Learning-Maßnahmen begleitet wurde. Andere typische Themen sind der Arbeitsschutz, das Umwelt- oder Qualitätsmanagement, Compliance-Richtlinien, …
  3. Persönliche Bedarfe: Darunter verstehe ich die Bedarfe der individuellen Lerner, die durch den Abgleich bestehender (und auch zukünftiger) Anforderungen und dem aktuellen Kompetenz- und Handlungsprofil entstehen und in der Regel aus ihrem aktuellen oder zukünftigen Aufgabenumfeld resultieren. Dabei ist es in meinen Augen zunächst egal, ob wir über einzelne Personen oder Gruppierungen von Personen sprechen.

Warum führe ich diese Differenzierung ein?

Die Quellen 1. und 2. sind, so meine Erfahrung, relativ gut planbar. Die internen und externen Trigger (Produkte, Prozesse. Unternehmensziele, Gesetze u.a.) deuten sich in der Regel frühzeitig an und können, eine „normale Achtsamkeit und Vorausschau“ vorausgesetzt, rechtzeitig erkannt und geplant werden. Typische Planungshorizonte liegen hier oft im mehrjährigen Bereich mit jährlichen Anpassungen.

Anders verhält es sich mit der Quelle 3. Diese ist sehr individuell und erfordert eine regelmäßige, zumeist unterjährige Auseinandersetzung mit den Bedarfen und Anforderungen und dem aktuellen Status quo einzelner Personen und auch Gruppen, die ermittelt, analysiert und in Maßnahmen überführt werden müssen. Dabei sehe ich proaktive Analysen (z.B. Befragungen) oder das individuelle Mitarbeitergespräch neben begleitenden Auswertungen, z.B. Sammeln von Feedbacks, Fehlermessungen, Monitoring von Verkaufszahlen, …

Mir ist wichtig, und daher streife ich dieses Thema an dieser Stelle nur kurz, dass Sie ihre Trainingsmaßnahmen systematisch vom Bedarf denken und aufsetzen. Nur so werden Sie notwendige Ressourcen (Budget, Personen, Kompetenzen) rechtzeitig qualifizieren und quantifizieren und die nachfolgenden Schritte hinreichend erledigen können.

Ein Aspekt, der noch zu oft übersehen wird:
Gerade in Grundlagenthemen bieten sich Zusammenarbeiten mit anderen Unternehmen an. Das spart Aufwendungen und damit effektiv Kosten, ermöglicht weitere Potentiale und kommt letztlich allen zugute! Solche Kooperationsthemen sind, das schreibe ich aus eigener Erfahrung, in der Planung, Vorbereitung und auch in der Abstimmung etwas aufwendiger, aber der Nutzen und auch die Impulse sind enorm!

Der Konzeptionsprozess

Um eine passende Qualifizierungsmaßnahme zu entwickeln, folgen wir in unseren Projekten einer stringenten Sequenz, die ich Ihnen nachfolgend etwas detaillierter vorstellen möchte.

Dabei ist es nicht immer zwingend notwendig, die einzelnen Schritte in dieser Reihenfolge abzuarbeiten – wir passen uns in der Vorgehensweise nach Bedarf an die jeweiligen Bedingungen an, die unternehmensspezifisch, aber auch projektspezifisch sein können:

  • enger Terminplan
  • Verfügbarkeit von „gesicherten“ Informationen
  • Verfügbarkeit der notwendigen Projektpartner
  • Budgetrestriktionen

Jede zu erarbeitende Schulungsmaßnahme kann nach diesem Prozess ablaufen. Egal, ob es sich dabei um eine Präsenzmaßnahme oder um ein Distance Learning-Angebot handelt. Natürlich variiert der Aufwand, je nach Umfang und Länge bzw. Dauer einer Maßnahme!

Ein wichtiger Aspekt:

Konzeption von Schulungsinhalten

Auch wenn ich den Prozess aus der Dienstleisterperspektive beschreibe, ist diese Struktur auch für die Konzeptionen geeignet (und wird dringend empfohlen), in denen eigene Kolleginnen und Kollegen ein (größeres oder kleineres) Schulungskonzept erarbeiten („make“, ich werde darauf noch später eingehen). Diese Struktur hilft, sich mit den verschiedenen Bedürfnissen und Anforderungen individuell und aktiv auseinanderzusetzen und nicht – „Macht der Gewohnheit“ – Erkenntnisse und Voraussetzungen einfach zu übernehmen und als statisch und „wieder einmal richtig“ vorauszusetzen und anzuwenden.

Auftrag klären

  • Welche Ziele verfolgen die Auftraggeber?
  • Wer soll weitergebildet werden (Zielgruppen)?
  • Was soll erreicht werden (Lernziele)?
  • Welchen Kenntnisstand haben die Zielgruppen?
  • Wie soll es erreicht werden (Methodeneinsatz, z.B. Präsenztraining, Distance Learning, Blended Learning)?
  • Welche Rahmenbedingungen gibt es: Zeit, Kosten, Inhalte, Infrastruktur, …?
  • Welche Ziele verfolgen benachbarte Bereiche, wie z.B. das Marketing? Können einzelne Maßnahmen synergetisch genutzt werden?

Für uns ist die Auftragsklärung der wichtigste Schritt, in dem wir bereits zu einem frühen Zeitpunkt, oft auch deutlich vor Beginn der eigentlichen Konzeptarbeit, die oben genannten Fragestellungen zusammen mit dem Auftraggeber erarbeiten und definieren. In der Regel setzen wir hierzu einen gemeinsamen Workshop an, an dem verschiedene beteiligte Interessenvertreter und Personen teilnehmen: Auftraggeber, Vertreter der Zielgruppen, Trainer/Konzeptentwickler, Experten.

Der Workshop folgt dabei einer festen Struktur:

  • Definition der Haupt- und Nebenzielgruppen: Wer soll erreicht werden? Wer soll mit einer Maßnahme hauptsächlich, wer soll zusätzlich erreicht werden? Was zeichnet die einzelnen Zielgruppen jeweils aus: Kenntnisstand, wie sind sie erreichbar, welche Sprachen sprechen sie, welche Didaktik und Methodik ist zielgruppenspezifisch anzuwenden, …
  • Welche Kompetenzen haben sie aktuell, auf welchem Wissen wird aufgesetzt?
  • Definition der Groblernziele
  • Identifikation geeigneter (interner und externer) Quellen, Materialien und Ansprechpartner
  • Generierung erster Ideen bezüglich Methodeneinsatz und Synergien.
  • Ableitung konkreter Aufgaben, offene-Punkte-Listen bzw. Maßnahmenpläne
  • Erste Identifikation der Projektorganisation und Festlegung eines ersten Projektplans

Im Anschluss werden einzelne Ergebnisse spezifiziert und komplettiert:

  • Terminplanung
  • Aufwandsplanung
  • Themen-/Inhaltssammlung
  • Curriculum (Ablaufstruktur/Methodeneinsatz)
  • Projektorganisation

Wie ich bereits oben erwähnt habe:

Es muss nicht immer ein Workshop sein. Bei kleineren, überschaubareren Projekten ist es ausreichend, sich als Verantwortlicher die genannten Fragen bewusst zu stellen und zu beantworten, um den passenden Zugang zur Aufgabe und letztlich Schulungsmaßnahme zu finden.

Aus der Auftragsklärung leitet sich eine wichtige, die als nächstes zu klärende Fragestellung ab, die direkt mit der Projektorganisation zusammenhängt:

Wer ist (überhaupt) involviert?

Es gibt unterschiedliche Konstellationen, wie Schulungsangebote und Lerninhalte entwickelt werden. In meiner bisherigen Laufbahn sind mir dabei typischerweise untergekommen:

  • Eine bisher gar nicht betroffene Person (der Praktikant, Werkstudent, vakante Kollege, …) bekommt den Auftrag, ein Schulungskonzept bzw. Lerninhalte für ein (meist dringend benötigtes) Thema zu entwickeln.
    „Wir haben gerade den besonderen (Projekt-) Bedarf, eine Schulung zu entwickeln, Sie sind bestens geeignet …“
  • Eine betroffene Person bekommt den Auftrag, andere Personen zu qualifizieren. Oft zeichnet sich diese Person durch bestehendes Wissen in der Thematik oder ein (etwas) stärkeres Engagement bzw. Involvement aus.
    „Du weißt ganz gut Bescheid, mach’ mal.“
  • Eine Person bekommt den Auftrag, andere Personen zu qualifizieren. Diese Person hat die Expertise in der Thematik. „Du bist der (einzige) Spezialist, gib’ das an die Anderen weiter.“
  • Ein interner Trainer oder ein Konzeptentwickler erhält den Auftrag, sich in ein Thema einzuarbeiten und dieses als Schulung bzw. Qualifizierung aufzubereiten. „Erarbeite das Schulungskonzept XY.“
  • Ein externer Dienstleister erhält den Auftrag, für ein definiertes Thema ein Schulungskonzept zu erarbeiten. „Erarbeiten Sie das Schulungskonzept XY.“

Jede einzelne Option ist zunächst „nicht schlecht“, sind es häufig die einzigen Möglichkeiten, mit bestehenden Ressourcen die erforderlichen Konzepte zu realisieren. Allerdings, und das sollte man sich bewusst machen, bergen einige dieser Konstellationen Risiken, die durch ein strukturiertes Vorgehen gemindert werden können: Hat die betreffende Person überhaupt das notwendige Wissen? Welche Motivation und evtl. eigenen Zielsetzungen bringen die betreffenden Personen mit? Können sie sich noch in den Lerner hineinversetzen, oder haben sie bereits zu viel „implizites Wissen“, so dass eine Weiterbildungsmaßnahme gar nicht mehr anschlussfähig ist? Können die betreffenden Personen persönlich und inhaltlich „einen Schritt zurücktreten“ und die Perspektive des Lerners bzw. der Zielgruppe einnehmen? Welches methodische und didaktische Wissen haben die betreffenden Personen, so dass ein passendes Weiterbildungskonzept entsteht – und nicht nur eine Produktpräsentation?

Einige dieser Risiken können durch eine angepasste Projektorganisation kompensiert werden. Warum stellen Sie z.B. dem zeitlich eingespannten Trainer/Konzeptentwickler nicht den Praktikanten oder vakanten Kollegen zu Seite, der das notwendige Material recherchiert und beschafft und diesen damit entlastet? Oder Sie beauftragen einen (externen) Autor, zusammen mit den Spezialisten und internen Kollegen das Konzept zu erarbeiten. In einem solchen Fall wird Ihre Organisation von den methodischen und didaktischen Impulsen und Arbeitsstrukturen des Profis profitieren, die auch auf spätere Projekte übertragen werden können.

An dieser Stelle ein kurzer Exkurs: make or buy?
Autorentools bieten die technischen Möglichkeiten, asynchrone Lerninhalte selbst zu produzieren und in einem Learning Management System (LMS) zu veröffentlichen. Sie bekommen damit lauffähige Lerninhalte, aber die Konzeption dieser Inhalte vor der Produktion mit dem Autorentool ist weiterhin eine intellektuelle und auch „handwerkliche“ Leistung, die Sie an diese Systeme nicht abgeben können. Häufig wird, das ist mein Erleben, mit dem Vorhandensein eines Autorentools aber genau diese konzeptionelle Arbeit vernachlässigt, so dass Sie von meinen Ausführungen so oder so profitieren werden:

  • Make: Sie erstellen ihre Lerninhalte selbst und können die vorgeschlagenen Abläufe und Aktivitäten in Ihre Projekte einbringen und damit die Qualität Ihrer Schulungskonzepte erhöhen
  • Buy: Mit dem Wissen um diese Abläufe und Aktivitäten können Sie die Leistungen von Dienstleistern besser einschätzen. Zusätzlich lernen Sie von den Profis und können dieses Wissen auf Ihre eigenen (späteren) „make-“ Projekte übertragen.

Weitere Überlegungen und Tipps zu diesem Thema finden Sie in dem Artikel Inhouse-Produktion von E-Content – Auf den Anfang kommt es an!, der im eLearning Journal Praxisratgeber 2016/2017: eLearning-Szenarien planen, durchführen & auswerten erschienen ist.

Lernziele definieren

Wie die Zutaten den späteren Kuchen ausmachen, so elementar ist die Definition der Lernziele für die Qualität der Weiterbildungsmaßnahme!

Aus meiner Sicht ist die Lernzieldefinition und die damit verbundene Diskussion das Herzstück einer Konzeptentwicklung. Es werden notwendige Inhalte, verfügbare Informationen, Anforderungen und Bedarfe identifiziert, diskutiert, bewertet und priorisiert, so dass in der Konsequenz das Fundament für eine passende und zielgruppengerechte Weiterbildungsmaßnahme geschaffen wird.

Lernzieldefinition

Zeitlich bietet sich die Arbeit an den Lernzielen im Rahmen der Auftragsklärung an. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit einem separaten „Kickoff-Workshop“ gemacht, in dem alle am Projekt beteiligten Personen zusammenkommen und die Umfänge der Auftragsklärung und der Lernzieldefinition abstimmen und definieren: Auftraggeber, Experten, Trainer/Konzeptentwickler, Vertreter der Zielgruppen, Projektleiter, ggf. externe Dienstleister, wie ein Autor, …

Dabei markiert dieser Kickoff für uns dann auch den offiziellen Projektstart, der die inhaltlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen schafft, das Schulungskonzept zu erarbeiten.

Bitte erlauben Sie mir wiederholend den Hinweis:
Das vorgeschlagene Prozedere klingt zunächst „groß“ und aufwendig. Aber letztlich geht es darum, sich mit den genannten Fragestellungen auseinanderzusetzen, diese strukturiert abzuarbeiten und die passenden und notwendigen Festlegungen für die Qualifizierungsmaßnahme zu identifizieren und zu treffen. Den notwendigen Umfang („im stillen Kämmerchen“, ein oder zwei Workshops, …) legen Sie selbst fest. Und dabei werden immer Überlegungen einfließen, die die verfügbaren personellen und zeitlichen Ressourcen, Budgetmittel, Umfang und Wichtigkeit/Bedeutung einer Maßnahme widerspiegeln. Seien Sie dabei pragmatisch, sinnvoll und maßvoll! Zu oft begegne ich leider immer noch der trail-and-error-Konzeption.

Handwerklich bedeutet die Lernzieldefinition:

  • Formulieren Sie Lernziele als ganze Sätze und so, dass sie den zu erreichenden Zustand (Zielzustand) beschreiben und die messbar bzw. überprüfbar sind
  • Unterscheiden Sie Lernziele, die auf das Wissen, die Einstellung oder das Handeln fokussieren. Das hat einen Einfluss auf die spätere Methodenwahl.
  • Hinterfragen Sie jedes Lernziel, ob es für die betreffende Zielgruppe wirklich relevant ist. Häufig durchmischen sich Zielgruppen und die jeweiligen Lernziele in der Arbeit, so dass es Überschneidungen gibt. In der Folge kann es leicht angepasste Ziele geben, die die Bedürfnisse einzelner Zielgruppen passender widerspiegeln.
  • Nach meiner Erfahrung helfen detaillierte Lernziele, die Inhalte später im Konzept besser umzusetzen. Das führt zwar zunächst zu einer recht umfangreichen Anzahl an Zielen, die aber durch eine sinnvolle Gruppierung organisiert werden kann.
  • Aber nicht immer müssen alle Lernziele detailliert werden. Aufgrund der Verfügbarkeit von Informationen kann es manchmal ausreichend sein, sich zunächst mit einem „Groblernziel“ zufrieden zu geben und dieses im weiteren Projektverlauf zu spezifizieren.
  • Eine Clusterung nach Themen und/oder Zusammenhängen hilft, das Gesamtverständnis zu schärfen.
  • Diskutieren Sie früh, welche Methode für einzelne Lernziele geeignet sein kann, aber legen Sie sich noch nicht fest. Ich sehe diese Diskussionen eher im Sinne einer „Ideenfindung“! Im Rahmen der nachfolgenden Konzeptarbeit ergeben sich noch einige Optionen und Veränderungen, die am besten passenden Methoden und den besten Weg für den Lernenden zu finden und auszuarbeiten!
  • Planen Sie für die Lernzieldefinition genügend Zeit ein! In unseren Workshops widmen wir diesem Agendapunkt durchaus 50 – 70% der gesetzten Gesamtdauer.
  • Identifizieren Sie die Lernziele, die evtl. einer schnelleren Aktualisierung bedürfen. Ich denke da z.B. an eine Produktpalette, die noch erweitert wird oder eine Software, für die kurzfristig eine neue Version nachgeschoben wird.

Auch dieser Schritt ist zunächst noch unabhängig davon, ob eine Präsenzschulung oder eine Distance Learning-Maßnahme entstehen soll. Erfahrungsgemäß werden sich im Rahmen der Erarbeitung der Lernziele bereits einzelne Präferenzen für Methoden ergeben, z.B. ein WBT für die Theorie als Vortraining oder die klassische Präsenzmaßnahme, wenn es um die Konsolidierung von Handlungskompetenzen geht. Aber letztlich werden die Methoden im Rahmen der nun folgenden Konzeptionsphase zugewiesen und ausgearbeitet.

Der Einfachheit halber werden im folgenden Text synchrone und asynchrone Methoden unterschieden. Für synchrone Methoden gilt: Die Teilnehmer kommen zu gleicher Zeit am gleichen Ort zusammen (Präsenzschulung und auch Webinar/Virtuelles Klassenzimmer) und werden von einem Trainer geführt. Daher sprechen wir auch oft vom „geführten Lernen“.

Asynchrone Maßnahmen sind dagegen in Zeit und Ort unabhängig, da sie i.d.R. vorab produziert und (elektronisch) bereitgestellt werden (WBT, Videos, E-Test u.ä.). Hier wird meist selbständig bzw. eigenverantwortlich gelernt.

Grobkonzept und Feinkonzept erarbeiten

Nun wird es (endlich) inhaltlich. Die Zielgruppen sind bekannt und die Lernziele definiert, jetzt kann die Arbeit am Trainingskonzept beginnen!

Wir starten meist damit, die Lernziele hinsichtlich der diskutierten und zur Verfügung stehenden Methoden zu strukturieren und in eine didaktisch und methodisch sinnvolle Sequenz zu bringen. Letztlich ist das die Fortsetzung der bereits in den Phasen Auftragsklärung und/oder Lernzieldefinition begonnenen Diskussion:

  • Welche Methoden machen überhaupt Sinn? Art und Größe der Zielgruppe, Lernverhalten, Infrastruktur, Aufwand und Budget, …
  • Welches Lernziel passt an welche Stelle im Curriculum?
  • Was ist Voraussetzung für ein nachfolgendes Lernziel bzw. einen weiteren Inhalt?
  • Ist die vorgesehene Methode geeignet?
  • Wie kann der Inhalt aufbereitet und vermittelt werden?

Aber was wird überhaupt unter didaktischen und methodischen Überlegungen verstanden?

Die Didaktik berücksichtigt die Theorie von Lern- und Lehrprozessen, das WAS: Wofür, welche Lernziele, welche Inhalte, wie lernen die Zielgruppen, was ist an Vorkenntnisse vorhanden, welche Anforderungen und Bedürfnisse haben die Teilnehmer, was ist notwendig, was ist ergänzend, was wird evaluiert, welche zeitlichen oder infrastrukturellen Rahmenbedingungen gibt es, …

Die Methodik fokussiert auf die spätere Umsetzung bzw. Bereitstellung eines Schulungsinhalts, WIE wir die Lernenden erreichen: hören, sehen, fühlen, Umfang und Aufteilung, Theorie und Praxis, Input und Austausch, methodische Vielfalt, …

Diese Phase ist, so meine Erfahrung, sehr dynamisch. Ideen kommen und gehen. Strukturen und erste Lösungsansätze werden skizziert und im nächsten Schritt wieder verworfen und neu geordnet. Manchmal werden auch zusätzliche Lernziele identifiziert, die dann allerdings noch pragmatisch abgestimmt werden müssen.

In der nachfolgenden Tabelle habe ich eine Auswahl verschiedener (klassischer bzw. gängiger) Methoden gegenübergestellt. Bitte beachten Sie, dass diese Zusammenstellung für diesen Artikel nur eine grobe Orientierung und einen allerersten Überblick geben soll. Ich erhebe weder einen Anspruch auf Vollständigkeit, noch den einer „komplexen Analyse und Bewertung“!

Grobe Methodenübersicht.

Und worin liegen die Unterschiede im Grob- und Feinkonzept? Die knappe Antwort lautet: in der Tiefe, im Umfang und in der Verbindlichkeit! Dabei kommen wir vom Groben ins Feine, indem wir:

  1. Lernziele strukturieren und ein Curriculum zusammenstellen.
  2. Material zusammentragen, bewerten und bearbeiten.
  3. Die Schulungsinhalte am Curriculum entlang aufbereiten.
  4. Uns immer wieder die Frage stellen, ob sich Inhalt, Tiefe, Aufbereitung, Ablauf, Interaktionen und Reflektionen noch an den Bedürfnissen und Anforderungen der Lernenden orientieren.
  5. Entsprechend werden die Ergebnisse von Schritt zu Schritt konkreter und verbindlicher.
  6. Dabei sollen aber auch nicht die Rahmenbedingungen aus den Augen verloren werden: Lernziele, Dauer, Lernumgebung, Trainer.
  7. Alles nachvollziehbar dokumentieren. Für synchrone Maßnahmen sind das klassischerweise Lerner-/Teilnehmerunterlage, Trainerunterlage und die Trainingsunterlagen. Bei asynchronen Maßnahmen erzeugen wir ein sogenanntes Drehbuch.
  8. Sprachversionen und Lokalisierungen identifizieren wir bereits während der inhaltlichen Arbeit. Umgesetzt werden diese aber erst am Ende der Konzeption, nachdem alles freigegeben ist, um Änderungsaufwände so gering wie nur möglich zu halten.

Bitte denken Sie daran, dass eine Schulung nicht nur von der (unidirektionalen) Information, sondern vor allem von der Abwechslung, von Reflektion und der Anwendung lebt und nachhaltig wirkt. Dabei bietet sich der Einsatz verschiedener Methoden an, z.B. Reflektionsphasen im Rahmen der eigentlichen Schulung: praktische Anwendungen, Gruppendiskussionen/-austausch, Schreiben eines „Tagebuchs“, Wissenschecks und weitere.

Auch durch das Angebot nachgelagerter Aktivitäten halten wir das Wissen beim Lernenden frisch. Das kann der E-Test mit einem gewissen zeitlichen Abstand zur Schulungsmaßnahme sein oder auch eine Aufgabe aus der Schulungsmaßnahme, die anschließend im Betrieb bzw. Arbeitsumfeld vorgestellt und besprochen wird. Ein Webinar nach der eigentlichen Schulung bietet die Option, in der Praxis aufgekommene Fragen direkt zu beantworten. Und in einem Forum kann der Austausch mit Betroffenen stehen, … Sie sehen schon, mit diesen Überlegungen und Optionen machen wir den Komplex Blended Learning auf – die Kombination der für den jeweiligen Einsatzzweck optimalen Schulungsmethoden. Aber das ist schließlich Sinn und Zweck einer strukturierten Konzeption!

Erlauben Sie mir an dieser Stelle noch einen abschließenden Gedanken, den ich als „Synergien“ benenne. Häufig liegen die Bedürfnisse von Kunden und (internen und externen) Lernenden nahe beieinander: Was ist neu, wie funktioniert etwas, wie wird etwas bedient, welche Vorteile und Nutzen ergeben sich, worauf ist zu achten, …

Warum also nicht beide Zielgruppen mit (elektronischen) Inhalten aus einer Quelle versorgen – wenn es Sinn macht? Das kann eine Animation, ein (Erklär-) Video oder Ähnliches sein. In der Regel betrifft es zwei Bereiche, die sich dabei abstimmen sollten, nämlich den Vertrieb/das Marketing und den Trainingsbereich. Dabei bietet sich folgendes Vorgehen an:

  • Identifizieren Sie die Lernziele, die auch kundenrelevant sind bzw. sein können.
  • Erarbeiten und skizzieren Sie erste Ansätze, wie eine Umsetzung aussehen kann. Dabei ist es hilfreich, in kleineren (zeitlichen) Einheiten bzw. Modulen zu denken. Das gibt Ihnen eine größere Flexibilität, gemeinsame Teile zu nutzen. Die einzelnen Module können für eine Schulungsmaßnahme ja wieder zusammengesetzt werden!
  • Stimmen Sie diese Ansätze direkt mit den betreffenden Kollegen aus dem Vertrieb ab.
  • Klären Sie, wer welche technischen Anforderungen hat (Format, z.B. SCORM oder HTML, Größe/Auflösung, Sprachen, …) und mit welchen Dienstleistern bisher zusammengearbeitet wurde.
  • Und teilen Sie die Kosten.

Konzeption überprüfen

Weiter oben habe ich es bereits angedeutet. Eine kontinuierliche Überprüfung des Konzepts während der Erstellungsphase (Grob- und Feinkonzept) ist unumgänglich. Zu schnell, so leider unsere Erfahrung, werden die Ziele aus dem Auge verloren und das Ergebnis verwässert! Daher:

  • Arbeiten Sie nicht für sich, tauschen Sie sich mit den Projektmitgliedern aus und sehen Sie diese als Sparringspartner, die alle das gleiche Ziel verbindet: eine Top-Schulungsmaßnahme.
  • Suchen Sie den Dialog zu den Zielgruppen.
  • Reflektieren Sie ihre Ergebnisse und spielen Sie diese regelmäßig inhaltlich und im Ablauf gedanklich durch.
  • Versetzen Sie sich regelmäßig in die Lage der Lernenden bzw. verschiedenen Zielgruppen: Fühle ich mich in meinen Bedürfnissen abgeholt und ernst genommen? Werde ich verstanden und würde ich das verstehen? Wie wirkt das auf mich? Hilft mir das? Macht es Spaß? Welche Motivationen werden erzeugt? Bekomme ich Impulse? …
  • Wenn Sie elektronische Lerninhalte erarbeiten: Lesen Sie sich die Texte auch einfach laut vor, zeichnen Sie auf und hören Sie sich diese anschließend einmal mit dem Headset an.
  • Arbeiten Sie visuell, in dem Sie z.B. einzelne Module auf Karten dokumentieren und an einer Filzwand platzieren. Spielen Sie in Umfang, Inhalt und Ablauf mit diesen Karten. Sie werden erstaunt sein, wie sich daraus immer wieder andere Möglichkeiten und Perspektiven ergeben, als wenn sie nur am Bildschirm arbeiten!
  • Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse gleich so, dass auch außenstehende Personen Ihre Ansätze verstehen. Sie bekommen ein besseres Feedback und sparen sich vor allem Zeit, wenn es um die Erstellung der eigentlichen Dokumentation geht.
  • Orientieren Sie sich auch an vergleichbaren bestehenden internen und externen Lösungen. Auch dort werden Sie immer wieder auf gute Ideen stoßen!

So banal diese qualitätsverbessernden Maßnahmen klingen, man muss sie sich nur regelmäßig bewusst machen und anwenden!

Pilottraining durchführen

Unterschiede im Grob- und Feinkonzept.

Das Pilottraining, dieser Begriff ist vor allem in der Erstellung von synchronen Schulungsmaßnahmen gebräuchlich, bezeichnet die erste pilothafte Durchführung des fertigen Konzepts. Dabei arbeiten wir in der Regel unter „normalen Umständen“, d.h., wir schulen „echte“ Teilnehmer, die äußeren Umstände entsprechen der späteren Schulungssituation (Dauer, Material, Exponate, Trainer, …) und alle für die Maßnahmen notwendigen Dokumentationen und Hilfsmittel sind vorhanden. Der Fokus dieses Prozessschritts liegt darauf, das Konzept zu validieren und ggf. noch notwendige Anpassungen und Optimierungen einfließen zu lassen. Erst mit Durchführung des Pilottrainings und den folgenden Nacharbeiten ist für uns die Konzeption abgeschlossen und wir übergeben die Schulungsmaßnahme in den „Betrieb“.

Auch wenn diese Aktivitäten die klassische Schulungswelt widerspiegeln, gibt es auch etwas Vergleichbares in den modernen (elektronischen) Angeboten. Wir nennen es die „Beta-“ und in nächster Instanz die „Masterabnahme“. Dabei geht es darum, die entstandenen Medien mit den Ergebnissen der Konzeption abzugleichen. Ich werde etwas später auf die Besonderheiten eingehen.

Training multiplizieren

Diese Phase ist ausschließlich für synchrone Schulungsmaßnahmen relevant, da es nun darum geht, die Konzeption in gleichbleibend hoher Qualität an ggf. unterschiedlichen Orten und mit verschiedenen Trainern durchzuführen bzw. die notwendigen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Dabei werden typischerweise Train-the-Trainer-Maßnahmen (TtT) durchgeführt, die zum Zweck haben, das Trainingskonzept „in den Betrieb“ zu übergeben: Ziele und Zweck des Trainings, Vorstellung und Besprechung des Schulungskonzepts, (verkürzter) Durchlauf der Maßnahme, Hinweise und Tipps zur Durchführung, Übergabe der Trainingsdokumentation und die Abstimmung von Sprachen und Lokalisierungen bei internationalen Konzepten.

Natürlich betrifft die Übergabe eines Konzepts auch Blended Learning-Curricula, wenn diese aus synchronen und asynchronen Maßnahmen bestehen. In einem solchen Fall werden dann auch die asynchronen Inhalte vorgestellt und besprochen. Spätestens jetzt werden die Übersetzungen bzw. Lokalisierungen der asynchronen Maßnahmen abgestimmt, wenn das nicht schon durch die Projektleitung während der Bedarfsermittlung oder nach dem Kickoff geklärt und initiiert wurde.

Training durchführen und Training pflegen

Eine Schulungsmaßnahme ist nicht statisch! Ist sie einmal übergeben worden und wird sie geschult, so werden an unterschiedlichen Stellen positive und negative Rückmeldungen gesammelt, die, je nach Relevanz, in das laufende oder auch nachfolgende Konzept einfließen sollen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Maßnahme zu optimieren. Die typischen Quellen sind: Teilnehmerfeedback, der Trainer erkennt Potentiale, die Trainer sammeln Erfahrungen, die Produkte bzw. Trainingsinhalte haben sich weiterentwickelt, … Aus unserer Erfahrung macht es Sinn, diese Feedbacks zu priorisieren und gem. Dringlichkeit sofort oder gesammelt zu einem späteren Zeitpunkt umzusetzen bzw. einzuführen. Vor allem bei internationalen Schulungskonzepten haben Änderungen größere Auswirkungen, da sie die Informationskaskade durchlaufen müssen, um die Trainer vor Ort in der passenden Sprache zu erreichen. Da hat man schnell verschiedene Versionen zu „managen“!

Bei den asynchronen Maßnahmen ist ein Feedback erfahrungsgemäß schwieriger einzuholen, da über die „Distance“ auch eine gewisse Anonymisierung erfolgt. Nutzen Sie daher alle Möglichkeiten aus, mit den Lernern in den Dialog zu treten:

  • Abfrage in den (synchronen) Schulungen (bietet sich vor allem bei Blended Learning-Konzepten an)
  • Kontaktaufnahme bzw. Dialog mit den Lernenden
  • Fragebögen nach der Bearbeitung einer Maßnahme
  • Analyse der im LMS gesammelten Informationen: Bestehensquoten, Nutzungszahlen und -verhalten, Abbruchraten, Bearbeitungsdauern, …
  • Bewertungsoptionen im LMS

Auch sind Anpassungen in diesen Angeboten aufwendiger, da sie erkannt, definiert bzw. beschrieben und in einer (Video-) Aufnahme oder Programmierung umgesetzt werden müssen. Oft gehen damit zusätzliche Übersetzungen und Lokalisierungen einher, die in die Programme einfließen müssen.

In den Lernzielen habe ich es schon angesprochen: Wenn Sie Lernziele haben, die nur kurzfristig gültig sind, weil z.B. während der Schulungsphase die Produktpalette erweitert wird oder ein kurzfristiger Versionswechsel einer Software zu erwarten ist, dann denken Sie von vornherein an Methoden, die einfacher zu aktualisieren sind. Das trifft i.d.R. auf synchrone Maßnahmen zu!

Denken Sie auch daran, eine asynchrone Maßnahme „vom Netz zu nehmen“, wenn sie nicht mehr aktuell ist bzw. nicht mehr angeboten werden soll. Im Gegensatz zu synchronen Angeboten, die nicht mehr geschult werden, liegen die asynchronen Angebote auf einem Server und werden häufiger, so unsere Erfahrung, vergessen und verbleiben im Katalog.

Vergleich synchroner und elektronischer (asynchroner) Schulungsmaßnahmen

  • Wie ich schon Eingangs schrieb, arbeiten wir in der Konzeption synchroner und asynchroner Schulungsmaßnahmen prinzipiell ähnlich. Um die Qualität einer Schulungsmaßnahme sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen, dieses auch so zu handhaben. Dennoch gibt es einige Unterschiede, auf die ich bereits in den einzelnen Prozessschritten eingegangen bin, aber an dieser Stelle zusammenfassen möchte:
  • Das Konzept MUSS stimmen. Was der Trainer an Unzulänglichkeiten und Fehlern in einer synchronen Maßnahme individuell und kurzfristig ausgleichen kann, ist in einem asynchronen Inhalt zunächst einmal programmiert oder aufgezeichnet und wird von vielen Lernenden (falsch) gelernt werden.
  • Prozessübersicht asynchrone Inhalte

    Die Umsetzungszeit asynchroner Maßnahmen incl. Konzeption und Produktion ist in der Regel länger als bei synchronen Schulungsmaßnahmen.

  • Die Initialaufwendungen für asynchrone Angebote (Zeit und Geld) sind zunächst höher. Dafür fallen aber später nur noch sehr geringe Umsetzungsaufwendungen an.
  • Dieser erhöhte Aufwand rechnet sich erst, so meine Erfahrung, ab rd. 250 – 350 Teilnehmer. Vorher sind synchrone Maßnahmen meistens günstiger. Es kann aber dennoch Konstellationen geben, in denen ein Distance Learning auch unter den genannten Teilnehmerzahlen sinnvoll ist!
  • Das Konzept wird in einem Drehbuch dokumentiert.
  • Statt einem Pilottraining und einer Train-the-Trainer-Maßnahme werden die Konzepte in einer Drehbuch-, Beta- und Master-Freigabe evaluiert und abgenommen.
  • Natürlich können asynchrone Lerninhalte in Pilotgruppen überprüft werden. Die Anpassungsaufwendungen sind aber, wenn nicht mit Dummies (text-to-speech, Beta-Versionen von Inhalten, …) gearbeitet wird, dennoch hoch. Auch ist die Relevanz der Rückmeldungen beim Einsatz von Dummies fraglich, da die Lernenden nicht die finale Qualität und Lernerfahrung erleben.
  • Lokalisierungen erfordern in der Regel individuelle programmtechnische Anpassungen (Programmierung, Bildschirmtext, Audios), die zunächst aufwendiger sind. Auch hier gelten natürlich die notwendigen (relativen) Betrachtungen hinsichtlich der Lernerzahlen.
  • Die Rückmeldungen von den Lernenden kommen erfahrungsgemäß verzögert in die Organisation zurück, da der direkte Feedbackkanal fehlt.

Und jetzt?

Das theoretische Rüstzeug für passende und ansprechende Schulungsmaßnahmen sollten Sie nach dieser Lektüre haben! Letztlich werden Ihnen aber nur Erfahrungen helfen, das Beste für die Lernenden und Ihre Organisation aus Ihren Schulungsangeboten zu holen. Dabei empfehle ich auszuprobieren, offen für den Einsatz neuer Methoden zu sein und die Lerner nicht aus den Augen zu verlieren. Wie auch bei den LMS erleben diese Menschen unterschiedliche Inhalte und Eindrücke, die die Erwartungshaltungen in Richtung Qualität beeinflussen und „hochtreiben“. Und an diesen Anforderungen werden Ihre Angebote gemessen und bewertet!

Es kann nützlich sein, in den ersten Projekten bewusst mit professionellen Dienstleistern zusammenzuarbeiten und deren Vorgehensweisen, Methoden und Erläuterungen zu erleben und kennenzulernen. Zunächst erscheint das vielleicht etwas teurer, erspart Ihnen aber das Lehrgeld, das am Ende nichts Passendes herauskommt und Sie bei den Lernenden mit schlechten Inhalten „Kredit verspielen“. Zusätzlich profitieren Sie und Ihre Projektgruppe von diesen Erkenntnissen und Erfahrungen, was sie mittelfristig befähigt („make“) und wiederum die interne Argumentation erleichtern dürfte.

 


Der Autor

Matthias Brockerhoff

hat in über 300 Lernprojekten in gut 15 Jahren als Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter und Berater Impulse gesetzt und umfangreiche Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Zielgruppen gesammelt. Seit 2010 begleitet er kleinere und größere Unternehmen, erfolgreich E-, Distance und Blended Learning zu machen.

 


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Matthias Brockerhoff

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