Kategorie: Rapid Authoring

Schnelles Wachstum im personellen Bereich stellt Unternehmen vor besonders hohe Anforderungen im Recruiting und im Onboarding-Prozess der neuen Mitarbeiter. Insbesondere Einarbeitungs-Experten werden hier stark gefordert. Dabei kann dafür bereits die Zeit zwischen Vertragsabschluss und erstem Arbeitstag effizient genutzt werden.

Dies hat auch die Führungskräfte innerhalb der Döhler Gruppe dazu animiert, den Prozess des Onboardings sowohl für das Unternehmen als auch für die neuen Mitarbeiter effizienter zu gestalten. An dieser Stelle setzt das Projekt „Pre-Boarding“ an. Darunter versteht das Unternehmen jenen Teil des Onboarding-Prozesses eines neuen Mitarbeiters, der zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag liegt. Gerade in dieser Phase ist ein neuer Mitarbeiter stark intrinsisch motiviert, sich Wissen über das Unternehmen und den neuen Arbeitsplatz anzueignen, um am ersten Tag nicht unwissend oder unvorbereitet zu erscheinen. Nutzt der Mitarbeiter bereits diese Zeit zum Wissenstransfer, können die ersten Arbeitstage schon weitaus sinnstiftender genutzt werden.

Lernbedarfe

Die Generierung von eLearning-Content für das „Pre-Boarding“ sollte dabei effizient vonstattengehen, ohne dass ein größerer Aufwand für die involvierten Mitarbeiter entsteht. Um dies umzusetzen, bot sich die Software-as-a-Service-Lösung von SlidePresenter an. Diese ermöglicht die einfache und schnelle Erstellung von Trainings und Wissensinhalten über eine Kombination von Dokumenten und Audio- bzw.
Videoaufzeichnungen.

Im „Pre-Boarding“ sollten dem neuen Mitarbeiter zahlreiche Videos zur Verfügung stehen, um das Unternehmen bereits vor Arbeitseintritt besser kennenzulernen. Dazu zählen unter anderem die Unternehmenskultur, aber auch die Produkte, die das Unternehmen vermarktet. Auf diese Weise verfügt ein neuer Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag bereits über ein umfangreiches Wissen zu seinem neuen Arbeitgeber. Diese Dinge müssen ihm nicht mehr vor Ort ausführlich erläutert werden. So kann das Onboarding für beide Seiten effizienter gestaltet werden.

Projektverlauf

Zur Umsetzung des Projektes haben sich die sogenannten Subject Matter Experts (SME) der jeweiligen Fachbereiche zusammengetan. Bei ihnen liegt das für das Onboarding so wichtige Know-how und sie verfügen zudem bereits über die benötigten Inhalte. In einem ersten Schritt legten die Führungskräfte fest, zu welchen Bereichen der neue Mitarbeiter Kontakt haben soll. Diese Kontaktpunkte können vielfältig sein und umfassen dann spezifische Einweisungen, Einarbeitungen oder Wissenstransferleistungen. Zusätzlich wurden gezielt die SMEs der Bereiche angesprochen, die einen besonders hohen Integrationsaufwand zu verzeichnen haben. Durch die Nutzung von SlidePresenter konnten hier enorme Skalierungs- und Multiplikationsmöglichkeiten angewandt werden.

Projektergebnis

SlidePresenter erlaubte es dem Projektteam, einfach und schnell Trainings und Wissensinhalte über eine Kombination von PowerPoint-Folien und Videoaufzeichnungen zu erstellen. Resultat sind über 200 Videos, welche Inhalte wie die Kultur, die Führungsinstrumente, die Produkte und die Marktposition der Döhler GmbH erläutern und gezielt sowie dauerhaft in der Phase des „Pre-Boardings“ eingesetzt werden. Über einen Link erhalten die angehenden neuen Mitarbeiter nach der Vertragsunterzeichnung Zugang zu den Inhalten. Eine rollenbasierte Nutzung des Portals ermöglicht zudem eine Selektion der Inhalte, auf die zugegriffen werden kann.

Der Döhler Gruppe gelang es mit dem Projekt, implizites Wissen auf eine sehr schnelle und einfache Weise explizit zu machen. Jeder SME verfügte bereits über die zu vermittelnden Inhalte, wie z.B. Folien und Anleitungen. Mit dem Einsatz der SlidePresenter-Software mussten keine aufwendigen eLearnings erstellt werden, welche die SMEs in umfassende Redaktionsprozesse eingebunden hätten. Durch eine einmalige Aufzeichnung der Vorträge über die SlidePresenter-Applikation wurde die Produktionszeit drastisch verkürzt. Innerhalb der ersten Wochen konnten auf diese Weise bereits 70 Videos produziert werden. Somit standen in Rekordzeit zahlreiche Wissensinhalte digitalisiert und aufbereitet zur Verfügung. Mit der Etablierung des „Pre-Boardings“ wurde eine komfortable Möglichkeit geschaffen, externe und noch nicht im System des Unternehmens integrierte Bewerber bzw. Kandidaten bereits vor dem ersten Arbeitstag mit allen wichtigen Informationen zu versorgen. Durch die Option, neue Mitarbeiter auf eine Plattform zugreifen zu lassen, die weltweit nutzbar ist, konnte eine starke Vereinfachung des Onboarding-Prozesses innerhalb der Döhler Gruppe erreicht werden. Ebenfalls kann den neuen Mitarbeitern in der kritischen Phase vor Beginn der neuen Arbeitsstelle entgegengekommen werden, indem stellenspezifische Inhalte einfach bereitgestellt werden. Daraus ergibt sich ein Mehrwert für beide Seiten.

Fazit

Durch das Projekt und die Etablierung des „Pre-Boardings“ hat sich für die Döhler Gruppe eine einzigartige Chance eröffnet, weltweit an Zielgruppen heranzutreten, die zuvor nicht erreichbar waren. Zusätzlich konnte bei langjährigen Mitarbeitern im Innenverhältnis eine Affinität zu den neuen Inhalten und Formaten erzeugt werden. Das Wissen von Subject Matter Experts kann mit Hilfe der SlidePresenter-Software explizit gestaltet und dadurch deutlich effizienter genutzt werden. In kürzester Zeit ist es der Döhler Gruppe gelungen, 200 Lernvideos zu erstellen, die bei einmaligem Produktionsaufwand unbegrenzt nutzbar sind.

Für die effiziente und schnelle Gestaltung von Lerninhalten zeichnet die Jury des eLearning Journals die beiden Projektpartner DÖHLER GmbH und SlidePresenter GmbH mit den eLearning AWARD 2018 in der Kategorie „Rapid Authoring“ aus.